خدمات تمبر چگونه شکایات مشتری را اداره می کنند؟

سلام! من تأمین کننده صنعت خدمات تمبر هستم. برخورد با شکایات مشتری بخشی از بازی است که ما نمی توانیم از آن جلوگیری کنیم. در این وبلاگ ، من به اشتراک می گذارم که چگونه ما با آن موقعیت های دشوار رفتار می کنیم تا مشتریان خود را خوشحال کنیم.

درک شکایت

اول چیزها اول ، وقتی مشتری با شکایت روبرو می شود ، ما گوش می دهیم. منظورم این است که واقعاً گوش دهید. این بسیار مهم است که به آنها اجازه دهید و همه چیز را از سینه خود دور کنند. ما به آنها توجه کامل می کنیم و اطمینان می دهیم که آنها می دانند که ما نگرانی های آنها را جدی می گیریم.

به عنوان مثال ، اگر مشتری می گویدمهر زدن به برگه مسقطعات دریافت شده آنها مطابق با استانداردهای آنها نیست ، ما بلافاصله قطع نمی شویم یا بهانه می گیریم. ما از آنها می خواهیم که به تفصیل توضیح دهند که این مسائل چیست. آیا اندازه ، پایان یا چیز دیگری است؟ با پرسیدن این سؤالات ، می توانیم تصویری واضح از آنچه اشتباه پیش آمد ، بدست آوریم.

ما همچنین در طول مکالمه یادداشت می کنیم. این به ما کمک می کند تا تمام جزئیات مهم را پیگیری کنیم و به مشتری نشان می دهد که ما سازمان یافته و متعهد به حل مشکل آنها هستیم.

بررسی علت اصلی

هنگامی که شکایت را درک کردیم ، وقت آن است که عمیق تر حفر شویم و دریابیم که چه چیزی باعث این مسئله شده است. ما با نگاه کردن به روند تولید خود شروع می کنیم. آیا در طول تمبر مشکلی پیش آمد؟ شاید مشکلی در دستگاه وجود داشته باشد ، یا اپراتور اشتباه کرده است.

بیایید بگوییم مشتری از کیفیت شکایت داردمهر زنی لولهبشر ما می خواهیم مهر و موم را بررسی کنیم تا ببینیم که آنها فرسوده یا آسیب دیده اند. ما همچنین سوابق تولید را مرور خواهیم کرد تا ببینیم آیا انحراف از روشهای استاندارد عملیاتی وجود دارد یا خیر.

بعضی اوقات ، مسئله ممکن است در پایان ما نباشد. این می تواند یک سوء تفاهم از مشخصات باشد. در این حالت ، ما به اسناد سفارش اصلی باز خواهیم گشت و آنها را با آنچه مشتری درخواست می کند مقایسه کنیم.

برقراری ارتباط با مشتری

در طول فرآیند تحقیقات ، مشتری را در حلقه نگه می داریم. ما نمی خواهیم آنها احساس کنند که در تاریکی مانده اند. ما به آنها به روزرسانی های منظم در مورد کارهایی که برای حل مشکل انجام می دهیم ، می دهیم.

به عنوان مثال ، اگر متوجه شویم که مشکلی در مواد مورد استفاده در آن وجود داردمهر زنی بشقاب استیل ضد زنگ، ما به مشتری اجازه خواهیم داد بلافاصله. ما توضیح خواهیم داد که ما برای رفع آن چه کاری انجام خواهیم داد ، خواه دوباره مهر کردن قطعات یا تعویض مواد باشد.

ما همچنین اطمینان حاصل می کنیم که هنگام برقراری ارتباط با مشتری از زبان واضح و ساده استفاده می کنیم. ما نمی خواهیم آنها را با اصطلاحات فنی اشتباه بگیریم. و ما همیشه مودب و احترام آمیز هستیم ، حتی اگر مشتری کمی عصبانی یا ناامید باشد.

ارائه راه حل

هنگامی که ما علت اصلی مشکل را شناسایی کردیم ، وقت آن است که راه حل ارائه دهیم. ما بسته به ماهیت شکایت چند گزینه داریم.

اگر قطعات نقص دارند ، ما پیشنهاد خواهیم کرد که آنها را بدون هیچ هزینه ای تمبر کنیم. ما همچنین روند تولید را تسریع خواهیم کرد تا تأخیر مشتری را به حداقل برسانیم. در بعضی موارد ، اگر قطعات قابل استفاده مجدد نباشند ، ما پیشنهاد خواهیم کرد که آنها را با قسمت های جدید جایگزین کنیم.

اگر این مسئله به دلیل سوء تفاهم در مورد مشخصات باشد ، ما با مشتری کار می کنیم تا الزامات را روشن کنیم و دوباره قطعات را مطابق با مشخصات صحیح تولید کنیم.

ما همچنین در نظر داریم نوعی جبران خسارت ، مانند تخفیف در سفارشات آینده را ارائه دهیم. این به مشتری نشان می دهد که ما برای تجارت آنها ارزش قائل هستیم و می خواهیم برای این مشکل ایجاد کنیم.

پیگیری کردن

پس از اجرای راه حل ، ما با مشتری پیگیری می کنیم تا مطمئن شویم که آنها راضی هستند. ما از آنها سؤال خواهیم کرد که آیا این مشکل به دلخواه آنها برطرف شده است و آیا نگرانی های دیگری دارند یا خیر.

این پیگیری بسیار مهم است زیرا به ما فرصتی می دهد تا با مشتری رابطه قوی تری برقرار کنیم. همچنین به ما کمک می کند تا هرگونه مسائل احتمالی را که ممکن است در آینده بوجود بیاید ، شناسایی کنیم.

جلوگیری از شکایات آینده

سرانجام ، ما از تجربه رسیدگی به شکایت به عنوان فرصتی برای بهبود فرآیندهای خود استفاده می کنیم. ما تجزیه و تحلیل می کنیم که چه اشتباهی رخ داده و تغییراتی ایجاد می کند تا از وقوع دوباره مسائل مشابه جلوگیری شود.

به عنوان مثال ، اگر مشکل ناشی از مرگ و میر فرسوده باشد ، ما یک برنامه تعمیر و نگهداری منظم تر برای مرگ خود را اجرا خواهیم کرد. اگر این یک مسئله ارتباطی بود ، ما روند تأیید سفارش خود را بهبود می بخشیم تا اطمینان حاصل کنیم که هم ما و هم مشتری در همان صفحه قرار داریم.

پایان

رسیدگی به شکایات مشتری بخش مهمی از اجرای یک تجارت خدمات تمبر است. با گوش دادن به مشتریان ، بررسی علت اصلی ، برقراری ارتباط مؤثر ، ارائه راه حل ، پیگیری و جلوگیری از شکایات آینده ، می توانیم وضعیت منفی را به یک وضعیت مثبت تبدیل کنیم.

اگر در بازار خدمات تمبر هستید ، دوست داریم با شما گپ بزنیم. این که آیا این مهر و موم ورق مس ، مهر زنی لوله یا مهر و موم های استیل ضدزنگ است ، ما تخصص و تجربه ای برای رفع نیازهای شما داریم. برای شروع مکالمه تهیه به ما دسترسی پیدا کنید و بیایید با هم کار کنیم تا قطعات با کیفیت بالا ایجاد کنیم.

منابع

• تجربه شخصی در صنعت خدمات تمبر.
• بهترین شیوه های صنعت برای خدمات به مشتری و کنترل کیفیت.